Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is [AAN TE VULLEN: naam, rechtsvorm, adres van de maatschappelijke zetel, ondernemingsnummer KBO], die de dienst Horae exploiteert (hierna „Horae” of „wij”).

Voor elke vraag over uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen: contact@horae.eu.

Horae treedt op in twee hoedanigheden:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor gebruikersaccounts, facturatie, de wachtlijst en de website.
• Verwerker (artikel 28 AVG) voor de gegevens van medewerkers die onze klanten invoeren om hun planningen op te stellen. In dat geval is de klantorganisatie (de werkgever) verwerkingsverantwoordelijke: Horae verwerkt deze gegevens uitsluitend volgens haar instructies, om de dienst te leveren.

2. De gegevens die we verwerken

• Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (nooit in leesbare vorm opgeslagen), rol, taal, organisatie.
• Planning (ingevoerd door uw organisatie): medewerkers, contracten en uren, vaardigheden, teams, afwezigheden en verlof, wensen en voorkeuren, gegenereerde planningen.
• Facturatie: abonnementsformule, factuurgeschiedenis, Stripe-klant-ID. Wij zien en bewaren nooit uw kaartnummers.
• Wachtlijst: e-mailadres, taal, inschrijvingspagina en datum (zie punt 5).
• Technische gegevens: IP-adres, verbindings- en foutlogboeken, browsertype.

Horae heeft geen gezondheidsgegevens nodig: voor een afwezigheid volstaat een eenvoudig type („ziekte”, „verlof”…). Voer geen medische details in.

3. Waarom we ze verwerken

• De dienst leveren: uw account aanmaken, planningen genereren en publiceren, meldingen versturen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
• Abonnementen factureren: rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en boekhoudkundige verplichtingen.
• De dienst beveiligen: misbruik voorkomen, fouten opsporen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
• U verwittigen wanneer Horae opent (wachtlijst): rechtsgrond: uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.
• Onze wettelijke verplichtingen nakomen (boekhouding, verzoeken van autoriteiten): rechtsgrond: wettelijke verplichting.

We verkopen uw gegevens niet, doen niet aan gerichte reclame en gebruiken de planningsgegevens van een organisatie nooit voor een andere, noch om modellen voor artificiële intelligentie te trainen.

4. Waar uw gegevens worden gehost

Horae werkt met een beperkt aantal dienstverleners, die allemaal gebonden zijn door een AVG-conforme verwerkersovereenkomst:

• OVHcloudLonden, Verenigd Koninkrijk

  Wat het voor Horae doet : Applicatieserver: website, API, berekening van de planningen, technische logboeken

• Supabase (AWS)Frankfurt, Duitsland (EU)

  Wat het voor Horae doet : Database en authenticatie: accounts, planningen, wachtlijst

• ResendIerland (EU)

  Wat het voor Horae doet : Verzending van e-mails: uitnodigingen, gepubliceerde planningen, meldingen

• StripeIerland (EU)

  Wat het voor Horae doet : Betaling en facturatie van abonnementen

• OVHcloudFrankrijk (EU)

  Wat het voor Horae doet : Domeinnaam en mailbox (contact@horae.eu)

• Google (optioneel)Zie hieronder

  Wat het voor Horae doet : Alleen als u kiest voor „Doorgaan met Google”: verificatie van uw identiteit

Uw blijvende gegevens (accounts, planningen, facturen) worden opgeslagen in de database in Frankfurt, in de Europese Unie.

Verenigd Koninkrijk: de server waarop de applicatie draait, staat in het datacenter van OVHcloud in Londen. Voor het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, dat een gegevensbescherming erkent die gelijkwaardig is aan die van de EU.

Dienstverleners van Amerikaanse oorsprong: Supabase, Resend, Stripe en Google behoren tot groepen die in de Verenigde Staten gevestigd zijn. Ook wanneer de gegevens in Europa worden opgeslagen, kan toegang vanuit de Verenigde Staten niet volledig worden uitgesloten (technische ondersteuning, Amerikaans recht). Dergelijke eventuele doorgiften vallen onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en, in voorkomend geval, onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework).

Geen publieksmeting of trackers van derden: onze technische logboeken en indicatoren worden verzameld met onze eigen tools, geïnstalleerd op onze server, en met niemand gedeeld. Zelfs de lettertypen worden door onze eigen server geleverd.

5. Wachtlijst

Zolang de inschrijvingen gesloten zijn, kunt u uw e-mailadres achterlaten om verwittigd te worden wanneer Horae opent.

• Gegevens: e-mailadres, taal, de pagina waarop u zich hebt ingeschreven, inschrijvingsdatum en de datum waarop we u hebben verwittigd.
• Enig doel: u de opening van de dienst aankondigen. Geen nieuwsbrief, geen doorverkoop, geen delen.
• Rechtsgrond: uw toestemming.
• Hosting: in onze database in Frankfurt (EU), zonder enige publieke toegang.
• Bewaring: tot de aankondiging van de opening is verstuurd, daarna verwijderd uiterlijk 3 maanden later.
• Uitschrijven: stuur ons een e-mail op contact@horae.eu en we verwijderen uw adres onmiddellijk.

6. Cookies en lokale opslag

Horae gebruikt alleen cookies en lokale opslag die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de dienst. Geen reclame- of meetcookies: daarom krijgt u geen toestemmingsbanner te zien.

• Aanmeldsessie: u op een veilige manier aangemeld houden.
• Taal: de site weergeven in de taal die u hebt gekozen.
• Weergavevoorkeuren (lokale opslag van de browser): licht of donker thema, verborgen elementen van het dashboard.

7. Hoe lang we ze bewaren

• Account- en planningsgegevens: gedurende de hele looptijd van het abonnement, daarna verwijderd binnen 90 dagen na het afsluiten van het account. Exporteer uw planningen tijdig.
• Facturen en boekhoudstukken: 7 jaar, zoals opgelegd door de Belgische boekhoudwetgeving.
• Technische logboeken (IP-adressen, fouten): 30 dagen.
• Wachtlijst: zie punt 5.
• Back-ups: automatische back-ups van de database worden gewist volgens hun rotatiecyclus.

8. Beveiliging

• Alle communicatie is versleuteld (HTTPS) en de gegevens zijn versleuteld op de schijven van de database.
• Strikte scheiding tussen organisaties, afgedwongen tot in de database: een organisatie kan nooit de gegevens van een andere lezen.
• Wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm opgeslagen.
• Beheerderstoegang is beperkt en beveiligd met een sleutel; interne tools zijn niet bereikbaar via het internet.

9. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG kunt u op elk moment:

• uw gegevens inzien en er een kopie van krijgen;
• ze laten verbeteren of wissen;
• de verwerking ervan beperken of er bezwaar tegen maken;
• ze ophalen in een herbruikbaar formaat (overdraagbaarheid);
• uw toestemming intrekken (wachtlijst).

Stuur ons een e-mail op contact@horae.eu: we antwoorden binnen een maand. Bent u medewerker van een klantorganisatie, wend u dan bij voorkeur tot uw werkgever, verantwoordelijke voor deze gegevens; wij helpen hem u te antwoorden.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) of bij de autoriteit van uw woonland.

10. Wijzigingen van dit beleid

Dit beleid kan evolueren, bijvoorbeeld bij een wijziging van dienstverlener of hosting. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan deze pagina. Bij een belangrijke wijziging worden ingeschreven gebruikers per e-mail verwittigd.