Datenschutzerklärung

1. Wer ist für Ihre Daten verantwortlich?

Verantwortlicher ist [ZU ERGÄNZEN: Firmenname, Rechtsform, Anschrift des Sitzes, belgische Unternehmensnummer (BCE/KBO)], der den Dienst Horae betreibt (nachfolgend „Horae“ oder „wir“).

Für Fragen zu Ihren Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte: contact@horae.eu.

Horae handelt in zwei Rollen:

• Verantwortlicher für Benutzerkonten, Abrechnung, die Warteliste und die Website.
• Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) für die Daten von Mitarbeitenden, die unsere Kunden zur Erstellung ihrer Dienstpläne erfassen. In diesem Fall ist die Kundenorganisation (der Arbeitgeber) verantwortlich: Horae verarbeitet diese Daten ausschließlich nach ihren Weisungen, um den Dienst zu erbringen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nie im Klartext gespeichert), Rolle, Sprache, Organisation.
• Planung (von Ihrer Organisation erfasst): Mitarbeitende, Verträge und Stunden, Kompetenzen, Teams, Abwesenheiten und Urlaub, Wünsche und Präferenzen, erstellte Dienstpläne.
• Abrechnung: Abonnement, Rechnungsverlauf, Stripe-Kunden-ID. Ihre Kartennummern sehen und speichern wir nie.
• Warteliste: E-Mail-Adresse, Sprache, Anmeldeseite und Datum (siehe Abschnitt 5).
• Technische Daten: IP-Adresse, Verbindungs- und Fehlerprotokolle, Browsertyp.

Horae benötigt keine Gesundheitsdaten: Für eine Abwesenheit genügt ein einfacher Typ („Krankheit“, „Urlaub“…). Erfassen Sie keine medizinischen Details.

3. Warum wir sie verarbeiten

• Bereitstellung des Dienstes: Ihr Konto anlegen, Dienstpläne erstellen und veröffentlichen, Benachrichtigungen senden. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Abrechnung der Abonnements: Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und buchhalterische Pflichten.
• Absicherung des Dienstes: Missbrauch verhindern, Fehler analysieren. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse.
• Benachrichtigung über den Start von Horae (Warteliste): Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Buchhaltung, Anfragen von Behörden): Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht, betreiben keine gezielte Werbung und verwenden die Planungsdaten einer Organisation weder für eine andere noch zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz.

4. Wo Ihre Daten gehostet werden

Horae arbeitet mit wenigen Dienstleistern, die alle an einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden sind:

• OVHcloudLondon, Vereinigtes Königreich

  Aufgabe für Horae : Anwendungsserver: Website, API, Berechnung der Dienstpläne, technische Protokolle

• Supabase (AWS)Frankfurt, Deutschland (EU)

  Aufgabe für Horae : Datenbank und Authentifizierung: Konten, Dienstpläne, Warteliste

• ResendIrland (EU)

  Aufgabe für Horae : Versand von E-Mails: Einladungen, veröffentlichte Dienstpläne, Benachrichtigungen

• StripeIrland (EU)

  Aufgabe für Horae : Zahlung und Abrechnung der Abonnements

• OVHcloudFrankreich (EU)

  Aufgabe für Horae : Domain und Postfach (contact@horae.eu)

• Google (optional)Siehe unten

  Aufgabe für Horae : Nur wenn Sie „Mit Google fortfahren“ wählen: Überprüfung Ihrer Identität

Ihre dauerhaften Daten (Konten, Dienstpläne, Rechnungen) werden in der Datenbank in Frankfurt, in der Europäischen Union, gespeichert.

Vereinigtes Königreich: Der Server, auf dem die Anwendung läuft, steht im Rechenzentrum von OVHcloud in London. Für das Vereinigte Königreich gilt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, der ein der EU gleichwertiges Datenschutzniveau anerkennt.

Dienstleister US-amerikanischen Ursprungs: Supabase, Resend, Stripe und Google gehören zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den USA. Auch wenn die Daten in Europa gespeichert sind, lässt sich ein Zugriff aus den USA nicht vollständig ausschließen (technischer Support, US-Recht). Solche etwaigen Übermittlungen sind durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und gegebenenfalls durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

Keine Reichweitenmessung, keine Tracker von Dritten: Unsere technischen Protokolle und Kennzahlen werden mit eigenen, auf unserem Server installierten Werkzeugen erfasst und an niemanden weitergegeben. Selbst die Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.

5. Warteliste

Solange die Registrierung geschlossen ist, können Sie Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen, um beim Start von Horae benachrichtigt zu werden.

• Daten: E-Mail-Adresse, Sprache, die Seite, auf der Sie sich eingetragen haben, Datum der Eintragung und Datum unserer Benachrichtigung.
• Einziger Zweck: Sie über den Start des Dienstes informieren. Kein Newsletter, kein Weiterverkauf, keine Weitergabe.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung.
• Speicherort: in unserer Datenbank in Frankfurt (EU), ohne jeden öffentlichen Zugriff.
• Speicherdauer: bis zum Versand der Startankündigung, danach Löschung spätestens 3 Monate später.
• Austragen: Schreiben Sie uns an contact@horae.eu, und wir löschen Ihre Adresse unverzüglich.

6. Cookies und lokaler Speicher

Horae verwendet nur Cookies und lokalen Speicher, die für den Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich sind. Keine Werbe- oder Analyse-Cookies – deshalb wird Ihnen kein Einwilligungsbanner angezeigt.

• Anmeldesitzung: Sie sicher angemeldet halten.
• Sprache: die Website in der von Ihnen gewählten Sprache anzeigen.
• Anzeigeeinstellungen (lokaler Speicher des Browsers): helles oder dunkles Design, ausgeblendete Elemente des Dashboards.

7. Wie lange wir sie speichern

• Konto- und Planungsdaten: für die gesamte Laufzeit des Abonnements, danach Löschung innerhalb von 90 Tagen nach Schließung des Kontos. Exportieren Sie Ihre Dienstpläne rechtzeitig.
• Rechnungen und Buchungsbelege: 7 Jahre, wie es das belgische Buchhaltungsrecht vorschreibt.
• Technische Protokolle (IP-Adressen, Fehler): 30 Tage.
• Warteliste: siehe Abschnitt 5.
• Sicherungen: Automatische Datenbanksicherungen werden gemäß ihrem Rotationszyklus gelöscht.

8. Sicherheit

• Die gesamte Kommunikation ist verschlüsselt (HTTPS), und die Daten sind auf den Datenbank-Datenträgern verschlüsselt.
• Strikte Trennung zwischen Organisationen, bis in die Datenbank durchgesetzt: Eine Organisation kann niemals die Daten einer anderen lesen.
• Passwörter werden nie im Klartext gespeichert.
• Administrativer Zugriff ist eingeschränkt und schlüsselgeschützt; interne Werkzeuge sind nicht aus dem Internet erreichbar.

9. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO können Sie jederzeit:

• Auskunft über Ihre Daten erhalten und eine Kopie anfordern;
• sie berichtigen oder löschen lassen;
• ihre Verarbeitung einschränken oder ihr widersprechen;
• sie in einem wiederverwendbaren Format erhalten (Datenübertragbarkeit);
• Ihre Einwilligung widerrufen (Warteliste).

Schreiben Sie uns an contact@horae.eu: Wir antworten innerhalb eines Monats. Wenn Sie Mitarbeitende einer Kundenorganisation sind, wenden Sie sich bitte zuerst an Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen dieser Daten; wir unterstützen ihn bei der Antwort.

Sie können außerdem eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde (Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, www.datenschutzbehorde.be) oder bei der Behörde Ihres Wohnsitzlandes einreichen.

10. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung kann sich ändern, etwa bei einem Wechsel des Dienstleisters oder des Hostings. Das Datum der letzten Aktualisierung steht oben auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.